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Das letzte Posting hatte ganz kurz angerissen, mit welcher Software ich meinen Business-Alltag managen will. Ich hatte mich da für Light Blue entschieden. Interessanterweise gab es dazu auch direkt Kommentare, so dass ich hier mal ein wenig drauf eingehen will, was mir dort gut und woanders nicht so gefallen hatte.

Welche Software soll ich nehmen?
Ich habe vorher in einem mittelständischen Unternehmen gearbeitet, wo wir unsere mehreren zehntausend Kunden in einem speziell für uns programmierten CRM (Customer Relationship Management)-Tool verwaltet haben. Für die tägliche Kommunikation und Organisation gab es dann noch ein Collaboration-Tool (First Class) und die kleine To Do-Liste von mir und dem Team habe ich mit Wunderlist verwaltet. Der Vertrieb hatte dann noch ein Fakturierungstool für Angebote, Rechnungen und Buchhaltung. Usw. usf. Irgendwie aber für einen Einzelkämpfer alles nicht so praktisch.

Ich habe daher zunächst mal nach einer einfachen Lösung gesucht und mir schon letztes Jahr in der Testphase Bento geholt, der kleine Bruder der Datenbank Filemaker. Günstig, auf verschiedenen Plattformen und mit zahlreichen Vorlagen sollte das eigentlich klappen, dachte ich… Pustekuchen aber. Viele der Vorlagen sahen bestenfalls nur schlimm aus (und wir als Fotografen können einfach nicht den ganzen Tag in hässliche Interfaces schauen, das tut weh), aber vieles war dann auch sehr umständlich. Am Anfang hab ich mich noch disziplinieren können und brav alle Projekte etc. eingetragen, aber das ließ schnell nach (und wir halten fest: letztes Jahr waren Aufträge noch sehr spärlich gesät). Also weg damit.

Dann bei selbständigen Freunden gefragt, was die so verwenden… Manchen reicht tatsächlich Excel, andere haben Tools empfohlen wie MonkeyOffice oder PiDa-Faktura die mich aber auch nicht überzeugt haben, da sie eben eher reine Auftragsbearbeitungs- und Abrechnungs-Tools sind. Meine Prozesse darauf abzubilden schien mir unnötig schwierig. Die Buchhaltung lasse ich ausserdem über meinen Steuerberater per DATEV machen.

Light Blue
Dann bin ich auf Light Blue gestoßen und alles schien sich irgendwie zu fügen. Eine Software, speziell um das Business von Fotografen zu regeln. Einer der Kern-Entwickler ist selber ein Top-Hochzeits-Fotograf. Es ist zwar eine sehr kleine Firma (also die Frage der Zukunftsfähigkeit sicher nicht zu verachten), aber es gibt inzwischen Version 4 von Light Blue, und die ist inzwischen nicht mehr ein Add-on zur Filemaker-Datenbank, sondern eigenständige Software. Auch gefällt mir die Philosophie der Firma recht gut. Aber zur Software.

Website

Kern der Software sind die „Shootings“, um die sich alles dreht. Diese haben verschiedene Stadien („angefragt, zugesagt, abgesagt, erledigt“), verweisen verschiedene selbst definierbare Resourcen (eigenes Personal, externe Helfer, Equipment, Räumlichkeiten), beinhalten die zugehörigen Angebote und Rechnungen (eigene Rechnungen, aber auch die von Lieferanten) und – was mir persönlich am besten gefällt – sog. „Workflows“, also Arbeitsabläufe. Dazu kurz ein paar Worte.

Diese Workflows sind selbst zu definieren und sind ein Set von Arbeitsschritten, die immer wieder in gleicher Form abzuarbeiten sind. Beispielsweise kann bei einer Kundenanfrage folgendes definiert sein: a) Dankeschön-Mail am selben Tag b) Termin im Kalender blocken am selben Tag c) Angebot zusenden einen Tag später d) Nachhaken nach 7 Tagen. Diese Schritte werden alle mit einem Mausklick hinzugefügt und erscheinen passend in der täglichen To-Do-Liste. Ich habe noch diverse Workflows angelegt für Portrait-Shooting, Event-Shooting oder freie Projekte, bei denen überall gewisse Unterschiede bestehen. Gerade Dinge wie, an Follow-Ups erinnert zu werden, oder daran, dem Kunden 2-3 Tage vorher noch ein Briefing zuzusenden, sind Sachen die ich im Trubel des Alltags schnell vergesse. Mag nur für mich gelten, aber ist ja auch am wichtigsten.

Diese Workflows sind m.E. auch der Hauptunterschied zum sonst sehr ähnlichen Daylite, das mir von Christian Ahrens empfohlen wurde. Auch die Tatsache, das es bei Light Blue eine Cloud gibt, mit der ich auch unterwegs auf meine Daten zugreifen kann, ist für mich ein Pluspunkt (in Bälde auch mit iOS Apps). Für andere mag der Daylite-Ansatz mit einem eigenen dedizierten Server im Büro die angenehmere Alternative sein.

HomeScreen

Ansonsten kann Light Blue auch Vorlagen für Angebote oder Rechnungen als RTF verwalten, Textvorlagen für E-Mails nutzen und Personen zuordnen und natürlich einen Kalender und verschiedene Preislisten verwalten. Bei ein paar Dingen habe ich zwar schon die ein oder anderen kleine Macke entdeckt, aber allesamt Sachen, die mich nicht wirklich stören. Besonders klasse finde ich die die große Zahl an Video-Tutorials, die einem gut helfen, die Software und einzelne Aspekte besser zu verstehen und zu lernen.

EDIT: Kleines Update

Ich arbeite nun ein wenig mehr mit der Software und habe auch das Paket mit monatlicher Gebühr für mehrere Geräte, die per Cloud synchronisiert werden (ein iMac im Büro und ein MacBook unterwegs).

Leider haben sich dabei ein paar Macken gezeigt. Manches muss man sicherlich vernünftig einstellen (z.B. welche Kalender per Light Blue und welche über die Apple-Cloud gesynct werden), bei anderen sind es waschecht Bugs mit kleiner Ursache und großer Wirkung. Beim Berechnen eines Angebotes vertut er sich schon mal um ein paar Kommastellen (6 x 800 € sind in einer Tabelle 4,80 €, woanders dann wieder korrekte 4.800 €, bei 15% Rabatt wächst die Rechnungssumme aber dann auf 40.800 € an. Das macht insgesamt noch einen etwas unfertigen oder schlecht getesteten Eindruck. Andererseits sind die Entwickler sehr hinterher bei einer Fehlermeldung und haben den Fehler bereits gefunden und beseitigt, so dass er im nächsten Patch behoben sein wird.

Das oben beschriebene war nach einigen Updates behoben und tut nun zuverlässig!

Do you speak English? – Honey I do.
Das ist natürlich eine nicht unwichtige Frage, denn Light Blue ist eine englische Software. Bei Bildbearbeitung mag das nicht so wild sein, da wir es dort ohnehin oft mit englischen Begriffen zu tun haben („Heal Brush“), aber bei einer Business-Software, die auch kaufmännische Aspekte beinhaltet, ist das schon ein anderer Kaliber. Für mich ist das zum Glück kein Problem. Mein Englisch ist so etwa auf einem 70%-Level von meiner deutschen Muttersprache, aber für andere mag das ein K.O.-Kriterium sein.

Überhaupt ist mir aufgefallen, dass ich sehr, sehr, sehr viele Dinge im Internet lernen konnte, weil mein Englisch gut ist. Oder anders herum gesagt: Wenn ich mich nur auf die deutschsprachigen Webseiten und Tutorials gestützt hätte, würde ich nur einen Bruchteil dessen wissen, was ich heute täglich nutze. Eigentlich haben wir in der Schule alle Englisch gelernt, aber es dann wieder einschlafen lassen. Ich habe meines auch erst wieder ausgebuddelt, als ich es beruflich täglich brauchte.

Aber ich kann nur JEDEM dringend empfehlen, über den Tellerrand zu schauen, und englisch-sprachige Inhalte im Web zu nutzen. Und solltet Ihr selber das zu ermüdend finden, dann um alles in der Welt unterstützt Eure Kinder (und wenn Ihr keine habt dann Nichten, Neffen oder den Nachwuchs von Freunden) dabei. Eure Welt wird dadurch soviel reicher, Euer Wissen soviel profunder, dass ich es kaum im Worte fassen kann… Aber das nur als kleines Plädoyer zum Abschluss.

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